ГлавнаяО насА что внутри? → Что может система автоматизации ЖСК

Что может система автоматизации ЖСК

Жителям Потапово регулярно приходится взаимодействовать с кооперативом. Поводов множество: от заказа пропуска до жалобы или предложения по ведению хозяйства в нашем комплексе.

«А меня там вообще читает кто-нибудь?» – нет-нет, да и задается вопросом член кооператива, отправляя через личный кабинет очередное сообщение.

А мы ответим.

Центр госуслуг в мини-формате

Система взаимодействия жителей с ЖСК – это, по сути, мини-версия личного кабинета mos.ru и Московского центра госуслуг «Мои документы». А именно, можно решить широкий круг вопросов посредством «одного окна», в любое удобное для себя время, с минимальной необходимостью посещения офиса. Вопросы бывают разные: от неубранного снега и пропавшего велосипеда до заявления на подключение электричества и выдаче справки для государственных органов. Ну и, конечно, заказ пропуска — куда же без них.

Любое сообщение или заявка жителей Потапово не просто читаются: они просматриваются и исполняются в сжатые, установленные регламентом, сроки. И процесс выполнения жестко контролируется!

Заявка попала в систему

Попадает она в систему внутреннего документооборота ЖСК двумя способами: через личный кабинет жителя на сайте potapovo.com, или вручную заносится сотрудником кооператива при личном посещении офиса жителем.

Первое, что делает система с заявкой – проверяет, нет ли у её автора задолженности. Затем отправляет профильному специалисту. Этот шаг виден заявителю – он получает СМС-уведомление о том, кто и когда занялся решением его вопроса.

Когда специалист – или, в зависимости от характера заявки, несколько сотрудников ЖСК – завершают свою работу, житель Потапово получает СМС о том, что именно было сделано.

Например, постоянный пропуск оформлен, и его можно забрать в офисе. Или готов запрошенный документ – в этом случае его скан сразу отправляется в личный кабинет заявителя, а оригинал на стойку приемной ЖСК.

В системе предусмотрен и вариант диалога сотрудника ЖСК с жителем: исполнитель может задать вопрос жителю или запросить дополнительные документы, и этот запрос отобразится в личном кабинете.

Знаете ли вы, что…

… председатель Правления ЖСК «Альфа» Константин Лисица лично мониторит процесс выполнения заявок от жителей. И если какая-то из них «зависла», выясняет причину и ускоряет ход ее исполнения. В том числе и поэтому их исполнение задерживается крайне редко.

Девять лет работы над собой

«Систему онлайн-взаимодействия с жителями мы разработали около девяти лет назад, – вспоминает руководитель IT-службы кооператива Борис Сажин. – На тех порах она могла немногое, но постоянно совершенствовалась.

Благодаря системе автоматизации мы избавились от кипы бумаг, курсировавших по рабочим столам сотрудников ЖСК. Мы ускорили сроки исполнения заявок, при этом сократили количество занятого персонала. Ошибок стало меньше, а ход работы стал полностью прозрачным».

А что она еще может?

Взаимодействие с членами ЖСК через личный кабинет – это только одна из составляющих системы автоматизации ЖСК «Альфа», «вершина айсберга», видимая потаповцам.

Ее остальные направления – это система внутреннего документооборота, система учета и контроля договоров, система оплаты счетов и учета задолженности жителей. А еще – система контроля за передвижением групп быстрого реагирования.

Все эти направления своим результатом имеют одно: сделать выполнение работ в ЖСК оперативным, результативным и оптимальным по финансовым затратам.

«Поясню на понятном, наглядном для всех потаповцев, примере, – говорит Борис Сажин. – В нашем комплексе группы оперативного реагирования постоянно находятся в движении: следят за обстановкой и безопасностью. Мы внедрили систему контроля за машинами ГБР, снабдив их датчиками. Каждые две секунды они стали отправлять данные о местонахождении.

Получив возможность отслеживать передвижение ГБР онлайн, мы смогли составить оптимальные маршруты и интервалы движения, что только на топливе для машин дало огромную экономию.

Кроме того, сотрудники Оперативного центра ЖСК в случае возникновения чрезвычайной ситуации имеют возможность отправить на место не просто свободную машину, а именно ближайшую к месту происшествия.

Еще мы подключили членов ГБР к базе данных пропусков. Они теперь видят «чужих» – и, если нужно, обеспечивают за ними дополнительный контроль.

В итоге эффективность работы групп быстрого реагирования повысилась, а их число и значит, затраты на них сократились».

Автоматизация в ногу со временем

В 2020 году ЖСК «Альфа» исполняется 30 лет. Годы развития кооператива как раз совпали с революционным ростом в сфере информационных технологий. Отставать от тенденций времени ЖСК было недопустимо – как можно по старинке решать вопросы, от которых зависит развитие Потапово, удобство и качество проживания?

Поэтому ежегодно кооператив выделяет немалые суммы на обслуживание и, главное, дальнейшее развитие и совершенствование автоматизированных систем. Постоянно внедряются новые технологии. Так, например, в 2019 году в полноценном режиме заработало мобильное приложение Потапово.

«За внешним простым «фасадом», видимым жителям, скрывается результат кропотливого труда большого коллектива: программистов, инженеров и техников. И они и дальше приложат все усилия для того, чтобы жизнь в Потапово становилась проще и безопасней», – уверен Борис Сажин.